美容サロンの在庫管理を紙やExcelで行っている方は少なくありません。開業したばかりの小規模店舗であれば、それで十分に運用できている場合もあります。一方で、材料の種類が増えたり、スタッフが増えたりすると、紙やExcelならではの困りごとが出てくることもあります。この記事では、それぞれの管理方法の特徴と、負担が増えてきたときの選択肢を整理します。
紙管理の弱点
紙のノートやチェックシートでの在庫管理は、準備がほとんど不要ですぐに始められるのが利点です。一方で、書いた数字を後から集計するには電卓での計算が必要になり、月末にまとめて計算しようとすると手間がかかります。また、ノートが1冊しかない場合、複数人で同時に確認したり、外出先から在庫状況を見たりすることが難しいという制約もあります。
Excel管理のメリット
Excelであれば、単価と数量を入力するだけで金額が自動計算され、関数を組んでおけば材料費率まで算出できます。テンプレートさえ作ってしまえば、紙よりも集計の手間は大きく減ります。材料の種類がそれほど多くなく、入力するスタッフも限られている小規模なサロンであれば、Excelでの管理は十分に合理的な選択です。
Excel管理で起こりやすい問題
一方で、店舗の規模が大きくなったり、スタッフが増えたりすると、Excel管理には次のような問題が起こりやすくなります。
- ・複数端末での管理：ファイルの最新版がどれか分からなくなる、同時に編集して片方の変更が消えてしまう
- ・転記の手間：紙のメモからExcelへ入力し直す二度手間が発生する
- ・入力漏れ：関数の作り込みが崩れたり、セルを誤って消してしまったりすると気づきにくい
- ・棚卸しの負担：数量を数える作業自体は紙のときと変わらず、負担が軽くなるわけではない
在庫を個数だけでなく金額で見る意味
在庫管理というと、「あとカラー剤が何本残っているか」という個数の把握に意識が向きがちですが、経営の視点では、在庫をいくら分抱えているかという金額の把握も重要です。在庫金額が把握できていないと、材料費率の計算もできず、値付けの根拠や利益の実態が見えないままになってしまいます。
在庫管理ツールを選ぶときのポイント
紙やExcelからの移行を検討する場合、次のような点を確認すると、運用に合ったツールを選びやすくなります。
- ・棚卸しの入力がスマートフォンから簡単にできるか
- ・個数だけでなく、金額（在庫資産）として自動集計されるか
- ・材料費率など、経営判断に使える数字まで自動で算出されるか
- ・毎日の入力負担を増やさず、月次の運用で続けられるか
スマホで棚卸しできるメリット
スマートフォンから棚卸しができると、パソコンの前に座って入力する時間を確保する必要がなく、材料を数えながらその場で数量を入力できます。紙に書いてからExcelに転記する、という二度手間もなくなります。スマートフォンからその場で数量を入力できるため、紙に記録してからExcelへ転記する二度手間を減らせます。
Beautockという選択肢
Beautockは、月次の棚卸し入力から在庫金額と材料費率を自動で算出する、美容サロン向けの管理ツールです。Excelのように自分で関数を組む必要はなく、材料を登録しておけば、毎月の棚卸し入力だけで在庫資産と材料費が数字として残っていきます。今のExcelや紙での管理に大きな不満がなければ、無理に切り替える必要はありません。ですが、棚卸しの集計や複数端末での共有が負担になってきたと感じたときは、選択肢のひとつとして検討してみてください。
まとめ
紙・Excelどちらの管理方法にも、それぞれのメリットがあります。小規模なうちはそれで十分に運用できることも多いですが、材料の種類やスタッフが増えるにつれて、集計や共有の手間が負担になりやすくなります。負担を感じ始めたタイミングが、管理方法を見直すひとつの目安です。
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