美容サロンの業者支払管理｜仕入先ごとの締め日・支払日と未払いを整理する方法

Q. 美容サロンの業者への支払は、どう管理すればいい？

仕入先ごとに締め日と支払日のルールを控え、仕入れのたびに「どの締めに入り、いつ・いくら払うか」を記録します。月ごとに支払予定の合計を未払いと支払済みに分けて見ると、払い忘れや資金の準備漏れに気づきやすくなります。

美容サロンでは、カラー剤やパーマ剤を扱うディーラー、消耗品の業者、店販商品のメーカーなど、複数の仕入先と取引することがあります。仕入先ごとに締め日や支払日が違うと、「今月はどこにいくら払うのか」が分かりにくくなります。この記事では、業者への支払を日付と金額で整理する方法と、支払額と材料費の違いをまとめます。

業者支払の管理で押さえる3つの日付

業者への支払は、「仕入日」「締め日」「支払予定日」の3つの日付で整理すると管理しやすくなります。仕入日から締め日が決まり、締め日から支払予定日が決まるため、仕入先ごとのルールが分かれば支払う日を前もって把握できます。

・仕入日：材料や商品が納品された日
・締め日：その仕入れが請求の対象としてまとめられる区切りの日
・支払予定日：締めた分を支払う日

締め日と支払日のルールから支払予定日を求める

支払予定日は、仕入先ごとの「何日締め・いつ払い」のルールに仕入日を当てはめて求めます。同じ月に仕入れたものでも、締め日をまたぐと支払う月が変わる点に注意が必要です。

以下は、仕組みを示すための架空の例です。「15日締め・翌月末払い」の仕入先の場合、10月10日の仕入れは10月15日締めで11月30日払い、10月20日の仕入れは11月15日締めで12月31日払いになります。同じ10月の仕入れでも、支払う月が1か月ずれます。

・15日締め・翌月末払い：16日〜翌月15日の仕入れを、その翌月末に支払う
・月末締め・翌月末払い：1日〜末日の仕入れを、翌月末に支払う
・20日締め・翌々月10日払いなど：仕入先との取り決めに合わせて控えておく

支払額・仕入額・材料費は別の数字

その月に業者へ支払う金額は、その月の仕入額とも材料費とも一致するとは限りません。支払額は「いつお金が出ていくか」、仕入額は「その期間にいくら仕入れたか」、材料費は「その期間に実際に使った材料の金額」を表すためです。

材料費の計算式

期首在庫＋当期仕入－期末在庫

たとえば11月に支払う金額には、10月以前に仕入れた分が含まれます。材料費率を計算するときは、支払額ではなく、棚卸しの期間に合わせた当期仕入と在庫の数字を使います。材料費の求め方は、関連記事「美容室の材料費の計算方法」で解説しています。

支払の記録に残しておきたい項目

支払の記録には、少なくとも仕入先名・金額・3つの日付・支払状況を残しておくと、あとから確認しやすくなります。何の仕入れの分かをメモしておくと、請求書と照らし合わせるときにも役立ちます。

・仕入先名と、締め日・支払日のルール
・金額と仕入日
・締め日と支払予定日
・未払い・支払済みの区別と、支払った日
・メモ（例：10月分カラー剤）

月ごとに未払いと支払済みを分けて確認する

支払の管理では、支払予定日の月ごとに合計を出し、未払いと支払済みに分けて見ると、払い忘れや二重払いに気づきやすくなります。月初に「今月の支払予定の合計」と「まだ払っていない金額」を確認しておくと、資金の準備もしやすくなります。

支払が済んだらその都度「支払済み」に変え、支払った日を残しておきます。仕入先ごとの履歴を見られるようにしておくと、請求書の金額や支払日について問い合わせがあったときにも確認しやすくなります。

Excelで管理する場合

仕入先が少なければ、Excelで支払予定の一覧を作って管理することもできます。仕入先・金額・仕入日・締め日・支払予定日・状況の列を作り、支払予定日の月で絞り込めば、月ごとの合計と未払いを確認できます。

一方で、締め日と支払日の計算を手作業で行うと、締め日をまたぐ仕入れで支払月を間違えやすくなります。仕入先が増えてきたら、ルールを登録しておけば支払予定日が自動で入る仕組みを検討する一つの目安になります。紙やExcelの管理で困りやすい点は、関連記事「美容サロンの在庫管理｜Excel・紙管理で困りやすいポイントと改善方法」でも整理しています。

Beautockでできること・できないこと

Beautockの業者支払では、仕入先ごとに締め日（15日締め・月末締め・1〜28日の任意の日）と、支払う月（当月・翌月・翌々月）・支払う日（末日または1〜28日）を登録できます。支払予定を追加するときに業者と仕入日を選ぶと、締め日と支払予定日が自動で入り、あとから手で変更することもできます。月ごとに支払予定総額・未払い・支払済みを確認でき、業者を選ぶとその業者の支払履歴を一覧で見られます。ホーム画面には今月の業者支払が表示され、今月の支払予定に未払いがあるときは本日のタスクにも表示されます。

一方で、請求書の発行や読み取り、仕訳や会計ソフトとの連携、銀行振込の実行には対応していません。また、業者支払に登録した金額は材料費の計算には自動で反映されないため、材料費は棚卸しを確定するときに当期の仕入額を入力して計算します。14日間の無料トライアル（開始時にクレジットカードの登録が必要）で、支払管理と材料費の確認をあわせて試せます。

まとめ

業者への支払は、仕入日・締め日・支払予定日の3つの日付で整理し、仕入先ごとのルールから支払う月を求めると管理しやすくなります。支払額は材料費とは別の数字のため、資金の準備には支払予定を、材料費率の確認には棚卸しの期間の仕入と在庫を使うと、数字の役割を分けて確認できます。

よくある質問

Q. その月に支払った金額を材料費として扱ってもよいですか？

A. 材料費率を確認する目的では、支払額をそのまま材料費とすると、支払のタイミングや在庫の増減で数字がずれやすくなります。材料費は、期首在庫・当期仕入・期末在庫から求めると、その期間に使った材料の金額に近づきます。

Q. 「15日締め・翌月末払い」とはどういう意味ですか？

A. 毎月15日までの仕入れをまとめて締め、その分を翌月の末日に支払う取り決めです。16日以降の仕入れは翌月15日の締めに入るため、支払は翌々月の末日になります。

Q. 業者支払の管理は会計ソフトの代わりになりますか？

A. 代わりにはなりません。ここで扱う支払管理は、どの業者にいつ・いくら払うかを把握するためのものです。仕訳や決算などの会計処理は、会計ソフトや専門家の指示に従って行ってください。

Q. 都度払いの業者はどう管理しますか？

A. 支払う日を支払予定日として記録し、支払ったらすぐに支払済みにしておくと、ほかの業者の支払と同じ一覧で月ごとの合計を確認できます。