Q. 棚卸しを早く終わらせるには？
棚卸しを早く進めるには、数え始める前に品目・置き場所・数える単位を整理し、同じ商品を探し回らなくてよい状態を作ることが重要です。数え方と記録方法をあらかじめ決めておけば、数え直しや転記の手間も減らしやすくなります。
棚卸しにかかる時間には、数える作業そのものだけでなく、商品を探したり、数え直したり、記録を書き写したりする時間も含まれます。この記事では、美容室やサロンの棚卸しを早く進めるための準備と手順を整理します。棚卸しの基本的な考え方は、関連記事「美容サロンの棚卸しのやり方」で解説しています。
棚卸しは「数える前の準備」で変わる
棚卸しのスピードは、数える速さだけでは決まりません。品目の一覧、置き場所、数える単位が整っていると、探す・迷う・数え直すといった時間を減らしやすくなります。
反対に、一覧にない商品が棚にあったり、同じ商品が複数の場所に分かれていたりすると、数えるたびに確認が必要になります。棚卸しの当日より前に準備を済ませておくと、当日は数えることに集中できます。
品目一覧を先に整理する
棚卸しの前に品目一覧を見直し、使っていない品目や重複している品目を整理しておくと、数える対象がはっきりします。
- ・取り扱いをやめた商品が一覧に残っていないか
- ・同じ商品が別の名前で二重に登録されていないか
- ・新しく仕入れた商品が一覧にもれていないか
品目一覧の整理は、店舗側で行う作業です。一覧が実際の棚と合っていれば、当日に「この商品は一覧のどれか」と迷う場面が少なくなります。
商品・材料の置き場所を決める
同じ品目が複数の場所に分かれて置かれていると、すべてを探して合計する手間が増えます。品目ごとに置き場所をできるだけ決めておくと、確認する場所が少なくなります。
ストック分とすぐ使う分を分けて置く場合は、それぞれの場所を把握しておき、数えもれを防ぎます。届いた商品を決まった場所にしまう習慣も、棚卸しの準備になります。
数える順番を固定する
棚ごと、カテゴリーごとなど、数える順番を店舗で決めておくと、どこまで数えたかが分かりやすくなり、数えもれや二重カウントを防ぎやすくなります。
品目一覧の並び順を実際の棚の並びに合わせておくと、一覧を上から順に見ながら数えられます。順番は棚の配置に合わせて決めればよく、決まった正解があるわけではありません。
数える単位を決めておく
本・個・袋・箱など、品目ごとに数える単位を決めておくと、人によって数え方が変わることを防げます。
たとえば、箱に入った商品を「箱」で数えるのか「本」で数えるのかが決まっていないと、同じ在庫でも記録される数量が変わってしまいます。単位を品目一覧に書いておくと、当日に迷いにくくなります。
使いかけ商品はルールを統一する
使いかけの商品は、残量をどう数えるかで迷いやすい部分です。半分程度なら0.5、4分の1程度なら0.25のように、店舗内でルールを決めておくと、判断に時間がかかりにくくなります。
この数値は実際に量を測った値ではなく、目安として店舗内で決めたルールです。厳密さよりも、毎回同じ基準で数えることを優先すると続けやすくなります。使いかけのカラー剤の数え方は、関連記事で詳しく解説しています。
紙から転記する回数を減らす
棚卸しの結果を紙に書き、あとでExcelに入力し、さらに別の管理表に写すといった流れでは、転記のたびに手間がかかります。転記の回数が多いほど、写し間違いが起きる機会も増えます。
数えた数量をその場で記録先に入力できれば、転記の手間を減らせます。どの方法が合うかは店舗によって異なるため、今の流れで転記が何回発生しているかを一度確認してみるとよいでしょう。
2人以上で数える場合の注意
2人以上で棚卸しをする場合は、担当する棚やカテゴリーを分けて、同じ品目を重複して数えないようにします。
担当範囲の境目にある品目は、どちらが数えるかを事前に決めておくと安心です。数え終わった後に、担当ごとの記録を1つにまとめる手順も決めておきます。
使いかけ商品の残量の見え方は人によって異なることがあるため、ルールを共有してから始めると、判断のばらつきを抑えやすくなります。
棚卸し後に確認すること
数え終わったら、前回から数量が大きく変わっている品目、入力もれ、単価の誤りがないかを確認します。
- ・前回から数量が大きく増減している品目はないか
- ・数え忘れて空欄のままの品目はないか
- ・単価が古いままになっていないか
- ・単位を取り違えて記録していないか
数量の大きな変化には、まとまった仕入れなど理由がある場合もあります。気になる品目だけを数え直せば、すべてをやり直す必要はありません。
Excelと専用システム
品目数が少なく、棚卸しの集計に負担を感じていない店舗では、Excelでの管理も合理的な選択肢です。
品目数が増えて、集計や在庫金額の計算に時間がかかるようになった場合は、専用の在庫管理システムを検討する選択肢もあります。どちらが早いかは、品目数や運用の仕方によって変わります。
Beautockでできる棚卸し
Beautockでは、商品・材料をあらかじめ登録しておき、棚卸しのときに数量を入力します。0.5などの小数での入力にも対応しており、入力した数量と単価から在庫金額が算出されます。
スマートフォンから入力できるため、棚の前で数えながら記録することもできます。一方で、バーコードでの読み取りや、スタッフごとの権限管理には対応していません。
まとめ
棚卸しを早く終わらせるには、品目一覧・置き場所・数える順番・単位・使いかけのルールを事前に整えておくことが大切です。転記の回数を減らし、終わった後の確認ポイントを決めておくと、数え直しの手間も抑えやすくなります。
よくある質問
Q. 棚卸しを早く終わらせるコツは？
A. 数え始める前に、品目一覧・置き場所・数える順番・単位を整理しておくことです。探したり迷ったりする時間が減り、数えることに集中しやすくなります。
Q. 棚卸しは何人でやるのがいいですか？
A. 決まった人数はありません。品目数や店舗の広さ、スタッフの都合によって変わります。複数人で行う場合は、担当範囲を分けて同じ品目を重複して数えないようにすることが大切です。
Q. 使いかけカラー剤はどう数えますか？
A. 半分程度なら0.5、4分の1程度なら0.25のように、残量の目安を数量として記録する方法があります。実際に量を測った値ではないため、店舗内で基準を統一し、毎回同じ考え方で数えることが重要です。
Q. Excelと在庫管理システムではどちらが早いですか？
A. 一律にどちらが早いとはいえません。品目数が少なければExcelでも十分に進められます。品目数が増え、転記や集計に時間がかかるようになった場合は、在庫管理システムも選択肢になります。
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